QUÉ ES UN PLAN DE NEGOCIOS



¿Qué es un plan de negocios?

Un plan de negocios es un documento escrito que contiene decisiones, estrategias y acciones diseñadas y elaboradas para encaminar y guiar la empresa al éxito.

Estas estrategias y acciones que son el resultado de un análisis y estudio profundo y a conciencia.

Un plan elaborado de esta manera incrementa la probabilidad de éxito del negocio a niveles elevados.

Un plan puede ser útil para la creación de un nuevo negocio, también para mejorar el rendimiento de un negocio en funcionamiento o para el crecimiento del negocio.

¿Cómo se elabora un plan de negocios?

El insumo principal para la elaboración de un plan de negocio es la información y  conocimiento que tengamos del negocio, en sus diferentes aspectos: el entorno, el sector en el que se va a desenvolver el negocio, el mercado (clientes y competidores), la producción, la organización, el personal, los aspectos legales y las finanzas. Parte importante de esta información y conocimiento es lo que conocemos como estudio de mercado.

Esta información y conocimiento se puede obtener de vivir la experiencia personal en el negocio o también realizando un trabajo de investigación. En el caso de los negocios en funcionamiento se puede obtener principalmente de sus bases de datos y de la experiencia acumulada.

Cuando se trata de la creación de un negocio, con dicha información se procede a definir la idea de negocio con la mayor precisión y detalle posible, procurando que sea una real oportunidad de negocio y mucho mejor si está relacionado con su pasión, con aquello que le gusta más y le hace feliz.

Una vez que se ha definido la idea del negocio, y que sea el negocio adecuado para usted, se definen los objetivos que se desean lograr con el negocio (en ventas y rentabilidad, por ejemplo), y luego se diseñan las estrategias a seguir y acciones que se deben ejecutar para lograr los objetivos.

Para el caso de un negocio en funcionamiento se procede a la definición de objetivos, luego las estrategias y después las acciones a seguir.

¿Cómo es la estructura de un plan de negocios?

En una explicación sencilla puedo decir que un plan de negocios es un conjunto de planes específicos que se presentan en un orden determinado en el documento final. 

Dichos planes específicos son:
  • Plan de marketing y ventas
  • Plan de operaciones o producción
  • Plan de organización
  • Plan de recursos humanos o talento humano
  • Plan de aspectos legales, y
  • Plan financiero.

Algunos de estos planes específicos pueden ser “bautizados” con otros nombres (por ejemplo como plan de operaciones en lugar de plan de producción), pero en esencia se trata de lo mismo. Por otra parte, observamos que el orden de ubicación de los planes específicos en el documento final en esencia es el mismo, aunque algunas personas colocan determinados planes específicos en ubicaciones diferentes. También observamos que en algunos planes de negocio dos planes específicos son agrupados en uno solo, como por ejemplo el plan de organización y el de aspectos legales en un solo plan denominado como “Administración”.

En general, aun cuando los planes específicos sean presentados con diferentes nombres, y/o en diferente orden y/o agrupados, en esencia se trata de lo mismo: es un conjunto de planes específicos.

¿Cuál es la utilidad de un Plan de Negocios?

Un Plan de Negocios tiene la siguiente utilidad.

Para encaminar y guiar tu nuevo negocio con inteligencia y estrategia, y no de manera empírica y tanteando la suerte. Así evitarás cometer  errores que te pueden llevar a perder dinero, tiempo y a tener dificultades en el negocio, y muchas veces al cierre de tu negocio.

Para elevar el rendimiento de tu negocio en funcionamiento, para mejorar las ventas y la rentabilidad, entre otros objetivos a lograr. Con un plan de negocios podrás encaminar tu negocio con inteligencia hacia mejores resultados.

Para evaluar la viabilidad del negocio, es decir que antes de arrancar tu negocio puedas saber si el negocio es rentable o no, si es viable o no, y conocer si vale la pena o no invertir y hacer el negocio. Esto es muy importante porque si al elaborar el plan de negocio llegas a la conclusión que no es conveniente invertir, entonces no invertirás y así evitarás perder tu capital. De esta manera no caerás en la ceguera de muchas personas que decidieron invertir su dinero sin saber realmente si el negocio era rentable o no antes de arrancar, y al final cerraron sus negocios y perdieron su dinero.

Para conseguir financiamiento. Con el plan de negocios conocerás tus necesidades de capital, y podrás presentar tu plan a inversionistas para persuadirles de las bondades de tu negocio y atraer su interés por invertir en tu negocio.

Actualización del plan de negocios

Una vez que arrancas el negocio no pienses que el plan de negocios queda grabado en piedra. Lo más probable es que las condiciones del entorno y algunos aspectos internos del negocio hayan sufrido variaciones o cambios, y debido a ello tienes que efectuar los cambios y ajustes que sean necesarios para seguir encaminando el negocio al logro de los objetivos. O quizás también tengas que modificar tus objetivos.

Por ello, periódicamente, de preferencia cada mes, debes hacer el seguimiento del cumplimiento de las metas del plan, y evaluar si se están logrando o no. Y si no los están logrando, analizar cuáles son las causas y decidir qué acciones seguir para revertir la situación.

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CONCEPTOS BASICOS SOBRE PLANES DE NEGOCIO PARA EMPRENDEDORES


Estimado emprendedor, si bien es cierto que existe gran cantidad de información sobre los conceptos básicos  relacionados a los planes de negocio para iniciar un negocio, muchas de ellas o son difíciles de entender o son muy extensos.

A continuación te presento dichos conceptos en un lenguaje que he procurado sea el más sencillo y práctico:




1.    La planeación empresarial y el plan de negocio

La planeación empresarial es un proceso que consiste en determinar los objetivos que espera alcanzar la empresa en un período de tiempo determinado (uno o más años), en definir la manera de alcanzarlos (estrategias), así como también tener claro las acciones a realizar, y asignando los recursos necesarios para el logro de los objetivos (recursos materiales, financieros, humanos, tecnología e información.).

En general, la planeación empresarial se refiere al diseño de un futuro deseado y los pasos para lograrlo.




El proceso de planeación se concreta en un documento conocido como “Plan”. En el caso nuestro, debido a que el proceso de planeación se refiere a la creación de un nuevo negocio, el documento conocido como “Plan de negocio”.

2.    Qué es un plan de negocio para emprendedores

Un plan de negocio es un documento resultado del proceso de planeación que se sigue para crear un nuevo negocio. Es un documento que tiene una serie de utilidades que veremos líneas abajo.

3.    Cuál es la importancia de un plan de negocio para emprendedores

Un plan de negocio es de importancia vital para iniciar un negocio debido a las siguientes razones:
  • Es una ayuda para decidir qué es lo que se va a hacer en la empresa.
  • Es un herramienta para proporcionar un control racional sobre el destino del negocio, es decir para hacer que “las cosas sucedan”.
  • Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos de fracaso.
  • Sirve de base para las demás funciones empresariales: organización, dirección y control.
  • Genera compromiso y motivación. Un plan muy bien encaminado puede servir para involucrar y motivar a los miembros de la empresa en el logro de los objetivos.

4. En términos prácticos, ¿para qué sirve un plan de negocio para emprendedores?

Un plan de negocio para emprendedores sirve de la siguiente manera:
  • Guía para encaminar el negocio con inteligencia y estrategia.
  • Conocer  si el negocio es viable y rentable.
  • Conocer el monto de inversión necesario para el negocio, así como las necesidades de financiamiento.
  • Conseguir financiamiento.
  • Definir el modelo de negocio.
  • Definir la oferta empresarial, es decir lo que la empresa ofrecerá a los clientes.
  • Conocer con amplitud y a fondo los diferentes aspectos del negocio.
  • Para desarrollar estrategias ganadoras.
  • Ordenar las actividades necesarias para iniciar el negocio.

5.    ¿Qué tipos de planes de negocio para iniciar un negocio existen?

Cuando se trata de comenzar un nuevo negocio, desde la óptica de las necesidades de los emprendedores, existen los siguientes tipos de planes de negocio:

Planes de negocio para arrancar un negocio. Son elaborados para emprendedores que:
  • Cuentan con recursos financieros suficientes y necesitan de un plan de negocio que les sirva de guía para hacer realidad un negocio propio exitoso.
  • Otros emprendedores no cuentan con recursos financieros suficientes, que en realidad son la mayoría, y necesitan de un plan de negocio que les sirva de guía, y además para conocer los recursos que les hacen falta y para poder ver la manera de conseguirlos. 
  • En ambos casos, en su mayoría no saben elaborar planes de negocio, y contratan a especialistas que les ayudan a elaborar sus planes de negocio o, en algunos casos son elaborados por ellos mismos.
  • Los aspectos de fondo y forma en los planes de negocio se basan en el conocimiento y experiencia que tiene cada especialista.

Planes de negocio para conseguir financiamiento. Son elaborados para ser presentados a posibles inversionistas o a entidades financieras con la finalidad de conseguir recursos financieros para poner en funcionamiento el negocio, como sigue:
  • Los que son presentados a inversionistas o financistas, quienes no tienen ni solicitan una estructura o formalidad de presentación del plan de negocio. Estas personas esperan una presentación muy sintetizada, de manera que en pocos minutos tengan claro las características y beneficios del emprendimiento. Evalúan algunos aspectos que consideran básicos, tales como: El problema y la solución, el segmento de mercado, la propuesta de valor, la diferenciación y los emprendedores, entre otros.
  • Los que son presentados a entidades financieras (que son muy pocas), y estas poseen sus propias estructuras de planes de negocio.

Planes de negocio para titulación profesional. Son elaborados por estudiantes quienes terminaron sus carreras profesionales y para titularse o graduarse deben presentar una tesis cuyo tema general es un plan de negocio.

Este tipo de plan de negocio se ceñirá a las formalidades de la universidad, y que en general son bastante similares en aspectos de fondo, aunque puede cambiar el orden y los nombres de los temas.

Planes de negocio para presentarlos en concursos de planes de negocio. Aquí las instituciones que convocan a los concursos definen las formalidades y la estructura de los planes, aunque aquí la presentación del contenido del plan es bastante resumida.


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QUIÉN DEBE ELABORAR EL PLAN DE NEGOCIOS


Estimo que más del 80% de emprendedores no tienen conocimiento de cómo elaborar un plan de negocio. Siendo muy necesario contar con un plan  de negocios antes de iniciar tu negocio propio, es importante que alguien lo elabore. Entonces surge las siguientes preguntas elementales: ¿Quién debe elaborar el Plan de negocios? ¿Debe elaborarlo el emprendedor o es mejor contrato a un especialista para que ayude a elaborarlo? Voy a tratar de ayudarte a responder estas preguntas.

Estimado emprendedor, si no posees conocimientos para elaborar un plan de negocios, existen dos alternativas generales para que cuentes con un plan para tu negocio:

a)  Que lo elabores tú mismo, emprendedor

Para que lo elabores tú mismo, es necesario que te capacites en elaboración de planes de negocio.

Esta alternativa es más recomendable para los emprendedores que tengan una base mínima de conocimientos en administración, marketing, economía u otra similar. No me refiero a que hayan seguido una profesión en estas especialidades, sino a conocimientos obtenidos de alguna manera; cursos cortos, charlas, lectura de libros, o en Internet.

Al tener este conocimiento básico podrán entender y asimilar mejor los conocimientos que adquieran en la capacitación en elaboración de planes de negocio. 

Las ventajas de que lo elabores tú mismo son las siguientes:

·    Conocerás a fondo todo lo relacionado a tu negocio, lo cual será una ventaja tremenda para el éxito de tu negocio. Así tendrás un conocimiento detallado del sector al que pertenece tu negocio, de las reglas del mercado para tu negocio, de los clientes, de los proveedores, y muchos aspectos clave del negocio.

·    Podrás enfocar mejor el plan para tu negocio, porque podrás plasmar en el documento tus sueños, deseos, aspiraciones así como tus valores, necesidades y expectativas.

Las desventajas de elaborarlo tú mismo son las siguientes:

·    Te tomará mucho tiempo, porque no tienes la práctica.
·    Posiblemente te entrampes en algunos aspectos, debido a tu inexperiencia en elaborar planes de negocio.

Para que aprendas a elaborarlo tú mismo te recomiendo las siguientes pautas:

·  Internet: En Internet encontrarás manuales, guías y libros de cómo elaborar planes de negocio, todos ellos gratuitos. También encontrarás muchos planes de negocio gratuitos que te servirán de guía. Todo ello será de mucha ayuda para ti.

·   Cursos: Existen cursos de elaboración de planes de negocio, alguno de los cuales puedes seguir. Procura que sea un curso práctico. Averigua bien la metodología que utilizarán y quién será el expositor o expositores. Estos deben ser personas que tengan experiencia práctica con pequeñas empresas. Poco servirá si son solamente teóricos o académicos.

La ventaja de estos cursos es que aprenderás los aspectos básicos para elaborar un plan. La desventaja de estos cursos es que son generales para todos los negocios, y no te enseñarán a elaborar un plan específico para tu negocio.

·  Contratar un especialista: Puedes contratar a un especialista para que te enseñe personalmente a elaborar un plan de negocios específico para tu negocio.

En este caso, la ventaja es que te enseñará a elaborar un mejor plan para tu negocio, y la desventaja es que el costo será mayor. Sin embargo debes considerar que vale la pena una mayor inversión por un mejor plan.  

·   Tiempo: Un aspecto muy importante que debes tener presente es que elaborar un plan de negocio requiere muchas horas de trabajo. Entonces, si vas a estudiar un curso necesitas tiempo, para estudiar, para buscar información, para analizar la información y para elaborar el plan para tu negocio.


a)  Que contrates a un especialista en planes de negocio

Esta alternativa consiste en contratar a un profesional especializado en elaboración e planes de negocio para que elabore el plan para tu negocio.

Esta alternativa es recomendable para los emprendedores que no tienen conocimientos básicos en administración, marketing o economía, o temas similares.

Las ventajas de contratar a un especialista en elaboración de planes de negocio son las siguientes:

·   Será una persona que conoce del tema y por lo tanto el plan de negocio sea específico para tu negocio y adecuado a tus necesidades.

·   Elaborará el plan en menos tiempo que si lo hiciera solo el emprendedor, debido a la experiencia que tiene el especialista.

Las desventajas son la siguientes:

·   La principal es la inversión que tienes que realizar. Sin embargo, la calidad del plan vale el esfuerzo, porque contarás con una herramienta muy importante para iniciar tu negocio y así tener elevada probabilidad de éxito en tu negocio.

·   Si no te involucras en la elaboración del plan de negocio, no será de mucha utilidad para emprender tu negocio con éxito.


Te recomiendo que contrates a un especialista que haya elaborado planes de negocio similares al negocio que quieres emprender.

En esta alternativa, es clave que te involucres lo más que puedas en la elaboración del plan, porque el plan será para ti y no para el especialista. Es demasiado importante que conozcas al detalle todo el plan. Para ello debes participar activamente en la búsqueda de información, en estudiar el mercado y en la definición de estrategias y acciones a seguir; y para ello también debes reunirte ´periódicamente con el especialista.

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TEMAS CLAVE QUE SE OLVIDAN EN UN PLAN DE NEGOCIOS

A lo largo de mi experiencia he revisado más de 1000 planes de negocio de diferentes rubros, y la gran mayoría tienen estructuras que consideran los mismos puntos y temas, algunos de estos puntos con otros nombres, o también ubicados en diferente orden. Y lo mismo sucede en los cursos y capacitaciones sobre planes de negocio.

Una deficiencia muy notoria que he encontrado en los planes de negocio y en las capacitaciones sobre planes de negocio es que existen varios temas clave que se olvidan en un plan de negocios. A continuación presento y explico cada uno de dichos temas.

Capacidades del emprendedor

Para dirigir un negocio con éxito se necesita que el emprendedor o los emprendedores propietarios del negocio posean determinadas capacidades básicas. De no poseerlas, tendrán dificultades para llevar al éxito al negocio.

Por ejemplo, si no sabe vender, no podrá obtener los ingresos que el negocio necesita para sobrevivir y crecer. Si no sabe manejar las finanzas tomará decisiones erradas que pondrán en peligro al negocio.

Si no es perseverante, no podrá sobreponerse ante las dificultades y problemas que existan en el negocio y seguir adelante enfocado en el objetivo del negocio.

Entonces, es clave que el o los emprendedores sepan que competencias básicas deben tener para llevar adelante el negocio.

Seguidamente deben hacer un análisis personal para saber en qué aspectos tienen debilidades, y sobre la base de ello tomar decisiones.

Si por ejemplo, su debilidad principal es la falta de capacidad en ventas, tendrán por lo menos dos alternativas posibles de solución: o el emprendedor se capacita en ventas, que es lo más aconsejable; o conseguir un socio que tenga esta capacidad, o contratar a una persona con conocimiento y experiencia en ventas.

En consecuencia, en el plan de negocio debe incluir este aspecto clave. De nada servirá que el emprendedor tenga un plan de negocio si no ha considerado este aspecto de manera importante.

Equipo que va a conducir el nuevo negocio

Debe quedar claro que el equipo que conduzca el nuevo negocio debe tener las competencias básicas para encaminar el negocio al éxito. Si no cuenta con dichas competencias, el éxito será sólo una cuestión de suerte, y difícilmente le llegará a la mayoría de los nuevos negocios.

Es muy probable que en tu negocio no tengas socios, sin embargo no emprendes solo. Serás tú quien tome las decisiones, pero necesitas personas que las ejecuten, y estas personas deben estar preparadas para cumplir las funciones y responsabilidades que les asignes.

Un negocio requiere de varias capacidades funcionales para tener un funcionamiento equilibrado y adecuado, tales como gerencia del negocio, marketing y ventas, finanzas, operaciones, principalmente.

Dependiendo del tipo de negocio y de su tamaño, a medida que sea más complejo el negocio y sea de mayor tamaño será difícil que una sola persona tenga tales capacidades. 

Por ello la necesidad de formar un equipo, con diversas capacidades es fundamental.

Si la empresa tiene socios, de ser posible, el equipo debería estar conformado por los socios del negocio, y cada uno de ellos debería poseer estas capacidades básicas. Es decir, el ideal sería que en el equipo existan personas con capacidad para dirigir el negocio, otro en ventas, otro con capacidad financiera y otro en operaciones.

En caso que los socios no puedan completar dichas capacidades, entonces deberán contratar personal competente que cubra las capacidades que adolecen los socios.

En el plan de negocio, debes incluir las hojas de descripción de puestos de estos cargos clave, así como las hojas de vida de los integrantes del equipo clave. Con dicha información debes obtener las deficiencias o necesidades de capacitación y entrenamiento de los integrantes del equipo clave del negocio; y con ello elaborar el plan de capacitación y entrenamiento de los integrantes del equipo.

Plan de talento humano

El objetivo de un plan de talento humano es garantizar la disponibilidad de colaboradores competentes en la empresa todo el tiempo.

Es tal la importancia que hoy se le otorga al talento humano que se le considera la clave del éxito de una empresa y, su gestión hace parte de la esencia de la gerencia empresarial.

Gestionando el talento humano, una empresa eficiente ayuda a crear una mejor calidad de la vida de trabajo, dentro de la cual sus empleados estén motivados a realizar sus funciones, a disminuir los costos de ausentismo y la fluctuación de la fuerza de trabajo. En suma, están motivados para lograr los resultados que se esperan para la empresa.

Tengamos presente que toma años reclutar, capacitar y desarrollar el personal necesario para la conformación de grupos de trabajos competitivos.

Idalverto Chiavenato se refiere a la gestión del talento humano como “el conjunto de políticas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos de los cargos gerenciales relacionados con las “personas”, incluidos reclutamiento, selección, capacitación, recompensas y evaluación del desempeño”.

Por lo tanto, si queremos que el nuevo negocio tenga éxito, debemos tener considerar la gestión del talento humano como aspecto clave en el plan de negocio, que considera a todo el personal del negocio.

Plan de marketing digital

Internet ha revolucionado la forma de relacionarse de las empresas con los consumidores. Las micro y pequeñas empresas (Mypes) necesitan introducir en sus planes de negocio el marketing digital como uno de los factores más importantes en su estrategia, ya que el crecimiento es imparable en relación al marketing tradicional.

Es muy importante  tomar en cuenta el cambio en el comportamiento de los consumidores, para quienes los medios digitales han pasado a ser una parte importante de sus vidas. 

Efectivamente, las personas están entre otros, en las redes sociales, utilizan Internet, utilizan los smartphones. Por ello, las empresas tienen que estar donde el consumidor está y realizar ahí una estrategia efectiva de forma planificada y estructurada.

Por ello, es imprescindible la incorporación del marketing digital en sus negocios para atraer, retener o fidelizar a los clientes, conocerlos más a fondo adaptando el producto o servicio a sus necesidades.

El marketing digital va más allá de tener una Web. Hay que saber posicionarla y captar la atención de los usuarios para fidelizarlos, medir e interpretar los resultados. No basta con estar solo en internet.  Para ello, debes elaborar un Plan de Marketing Digital.


Plan de contingencia o de riesgos

Al elaborar un plan de negocio, generalmente se considera que el ambiente en el que se desarrollará el nuevo negocio en el futuro será normal, sin mayores problemas o dificultades.

Sin embargo, en la vida real acontece hechos inesperados y varios de ellos ponen en gran riesgo el negocio, a tal punto que podría llevar al cierre del negocio.

Por ello, cuando suceden estos hechos inesperados y de alto riesgo para el negocio, el emprendedor no estaba preparado para una situación así, porque no previno, no se anticipó.

Por ello, en un plan de negocio se debe considerar un plan de contingencias o de riesgos, en el cual se definen las situaciones de riesgo que puedan suceder, y con ello determinar las acciones previas a seguir, así como las acciones a seguir inmediatamente acontezcan dichos hechos. Todo ello para minimizar el daño a la empresa y para seguir camino al éxito.



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