COMO CALCULAR EL CAPITAL INICIAL PARA INICIAR TU NEGOCIO



Si estás pensando en emprender tu negocio propio una de las primeras preguntas que te asaltará será: ¿Cuánto dinero necesito? ¿Tengo dinero suficiente para lanzarme a ello? ¿Qué colchón de dinero necesito? Y es que realizar el cálculo del capital inicial o inversión inicial puede ser complicado. A continuación te enseñaré a calcularlo.

Admiro la fuerza de voluntad y el deseo de triunfar que tienen los emprendedores al decidir iniciar su negocio propio y hacer muchas cosas para hacer realidad sus sueños. En realidad esta decisión es el primer paso camino al éxito con su negocio. Se requiere planeamiento y una buena administración del negocio desde el primer momento y durante toda la vida del negocio.

Para iniciar tu negocio necesitas elaborar tu plan de negocio, y uno de los temas importantes de dicho plan es que calcules el monto de capital necesario para crear tu negocio y para ponerlo en funcionamiento.

La mayoría de los emprendedores no hace una estimación sobre la cantidad de dinero necesaria para iniciar su negocio o subestima la cantidad que necesita. Muchos piensan que con un poco de dinero y trabajo duro lograrán el éxito, y eso no es así para la gran mayoría. La mayor parte de los emprendedores novatos tienen una idea muy aproximada, pero a la vez muy distante de la realidad, de la cantidad de capital que requieren para iniciar su negocio y llevarlo hasta que se mantenga por sí mismo.

El cálculo y la presentación del capital inicial se encuentran en el acápite Inversión inicial del Plan Financiero.


Qué es el capital inicial

El capital inicial se conoce también como inversión inicial. Son los recursos, dinero y bienes, que necesitas para comenzar tu negocio. También es la cantidad de dinero en efectivo que debes tener para comprar y pagar por todo lo que necesitas antes del lanzamiento de tu negocio y para que el negocio funcione durante los próximos meses o el tiempo que sea necesario hasta que los ingresos sean mayores que los egresos. Este dinero servirá para comprar las máquinas, equipos, muebles y pagar otros costos como materias primas, alquiler, pago al personal, etc.

Para muchas personas su capital inicial es solamente dinero, para otros son bienes y dinero y para algunos pocos solamente bienes, tales como máquinas, muebles, insumos y otros.

Importancia del capital inicial

El capital inicial es muy importante porque sin él no podrás iniciar tu negocio o si inicias con capital insuficiente tendrás problemas en poco tiempo y lo más probable es que tengas que cerrar tu negocio por ello.

Componentes del capital inicial

Todos los recursos que se necesiten para iniciar el negocio estarán destinados a cualquiera de los tres siguientes rubros, que son los componentes del capital inicial:

  • Activo fijo
  • Activos intangibles
  • Capital de trabajo
Activos fijos

Es el conjunto de bienes tangibles que no son objeto de transacciones y que en la mayoría de los casos no cambian de forma física a lo largo del ciclo productivo. Por lo tanto son bienes duraderos indispensables por las empresas para productor bienes y servicios. Se llama fijo porque la empresa no puede desprenderse fácilmente de él, pues se ocasionarían problemas en su funcionamiento. Generalmente se utilizarán en el proceso de transformación de los insumos o que sirvan de apoyo a la operación normal del proyecto. Estos generalmente sufren depreciación física.

Comprende:
  • Terrenos
  • Obras civiles
  • Local e instalaciones de agua, electricidad, y otros.
  • Equipamiento. máquinas y equipos: de producción y de administración y ventas
  • Mobiliario, muebles: de producción y de administración y ventas
  • Equipos de cómputo
  • Utensilios, utillaje, herramientas
  • Vehículos
Activos intangibles (pre-operativos)

Como su nombre lo indica, es un activo no tangible, por tanto, de naturaleza inmaterial. Se tiene en cuenta en la contabilidad porque posee la capacidad de generar beneficios económicos futuros que pueden ser controlados por la empresa. Estos activos no se deprecian, no tienen plazo de vida útil.

A continuación ejemplos de activos intangibles:

  • Gastos de constitución y formalización del negocio
    • Registros de marcas y patentes
    • Gastos de constitución y formalización del negocio
    • Gastos por obtener licencias, permisos y autorizaciones para operar
  • Gastos legales
  • Gastos por asesorías y consultorías
    • Asesorías legales
    • Asesorías en negocios
    • Consultoría en elaboración y proyectos y planes de negocio
    • Otras consultorías
  • Gastos de capacitación y entrenamiento del personal
  • Gastos de inauguración
  • Gastos de transporte y movilidad del personal.
  • Gastos de alquiler del local.
  • Gastos de Marketing
    • Gastos por estudios de mercado de clientes y proveedores.
    • Gastos de marketing y promoción de un nuevo producto.
    • Diseños varios: logotipo, marca, website
    • Elaboración de video institucional
  • Gastos dedicados a convencer a potenciales inversores para que participen en un proyecto determinado.
Capital de trabajo 

Son los recursos que se requieren para atender las necesidades del flujo de caja para que el negocio comience a funcionar. Es decir para que empiece a comprar, producir, vender y cobrar. Para pagar las materias primas e insumos, al personal, el alquiler, el agua, la electricidad, el teléfono, etc.

El capital de trabajo es un presupuesto inicial necesario para realizar las operaciones cotidianas antes de obtener ingresos suficientes que sirvan para cubrir los egresos.

Es necesario mencionar que muchas veces los emprendedores inician su negocio aportando materiales o insumos, y estos valorizados formarán parte del capital de trabajo.

Los recursos del capital de trabajo servirán para pagar los siguientes gastos:

  • Gastos de producción
    • Remuneraciones del personal
    • Materias primas e insumos
    • Agua, electricidad
    • Otros
  • Gastos administrativos
    • Remuneraciones del personal
    • Alquiler local
    • Teléfono
    • Internet
    • Seguros
    • Otros
  • Gastos de marketing
    • Remuneraciones del personal
    • Comisiones de vendedores
    • Publicidad
    • Otros

Consideraciones que debes tener en cuenta antes de calcular el capital inicial

Errores de los emprendedores con el capital inicial
Existen dos grandes errores que cometen los emprendedores con respecto al capital inicial: no hacen un cálculo riguroso y exacto, e inician con un monto insuficiente.
Cálculo poco riguroso
Generalmente los cálculos que hacen los emprendedores son incompletos y no incluyen varios aspectos el negocio en los que se necesita invertir.
Esto sucede porque hacen los cálculos a la ligera, pensando que solamente son importantes las máquinas y equipos y dejan de lado muchos otros ítems de inversión.
Por ejemplo no consideran el capital de trabajo, que es necesario para mantener operativo el negocio. También olvidan de los costos de refacción o arreglos que se deben hacer al local. Y así, podría seguir mencionando varios aspectos más.
Iniciar con capital insuficiente: sobrestimar las ventas y subestimar los gastos.
Los emprendedores son demasiado optimistas en sus estimados de ventas y además no hacen cálculos realistas y omiten varios gastos, y confían en que a la empresa le irá tan bien que podrá autofinanciarse en poco tiempo. Y la realidad es que pasarán muchos meses o varios años para generar liquidez suficiente. Por ello, un capital insuficiente puede condenar al fracaso un buen negocio al poco tiempo de iniciar. Muchísimos negocios con potencial para tener éxito nunca llegan a hacerlo porque se quedan sin dinero al inicio. Sus gastos de caja exceden el dinero que reciben a través de las ventas.
Conozco muchas experiencias de emprendedores que comenzaron con capital insuficiente y al cabo de pocos meses se vieron obligados a cerrar sus negocios porque no tenían más dinero para asumir los diferentes gastos que se necesitaban.
Por ejemplo tienen dinero para los gastos de un mes o un poco más pensando que en ese tiempo obtendrán ventas suficientes para pagar los gastos, cosa que generalmente no sucede así. Los negocios tardan en obtener ventas suficientes para que los ingresos sea mayores que los gastos, y para este tiempo que es crítico necesitarás capital.
Si no tienes suficiente efectivo para cubrir las necesidades financieras mientras estás esperando que las ventas logren el punto de equilibrio, entonces deberás encontrar la manera de conseguir más dinero o cerrar el negocio.

Lo que llama la atención seriamente es que los emprendedores cometen los errores anteriores, pero no saben que lo están cometiendo. Generalmente los emprendedores simplemente hacen lo que hacen otros y por ello les va mal.

Es necesario efectuar un cálculo realista y preciso

Calcular con precisión el capital necesario y considerando todos los detalles al mínimo para iniciar la empresa es fundamental, ya que no poseer capital suficiente puede causar serias dificultades a la empresa para tener un buen inicio, y lo peor es que puede hacer que la empresa no tenga cómo subsistir y simplemente tenga que cerrar. Con estimaciones cuidadosas basadas en supuestos válidos, las posibilidades de déficits y de problemas se reducen.
Si piensas iniciar tu negocio pensando que puedes empezar con poco y en un mes o en poco tiempo tendrás ingresos mayores a los gastos, estás cometiendo un serio error. Mejor no inicies el negocio y espera a tener los recursos necesarios; y  mejor aún, aprovecha ese tiempo para prepararte en aprender a administrar tu negocio.
En realidad necesitas recursos para dos etapas importantes del inicio de tu negocio:
Etapa 1: Para construir, armar, organizar e implementar el negocio. Antes del arranque.
Etapa 2: Para arrancar el negocio, para que funcione el negocio.
A parte de los gastos para la primera etapa, mi recomendación es que para la segunda etapa tengas reserva de dinero para varios meses de operación del negocio, generalmente tres meses, tiempo que considero razonable para conseguir clientes e ingresos mayores a los egresos. No quiere decir que necesariamente debes tener los recursos en efectivo o en caja o en el banco; sino la seguridad que cuando lo necesites lo tendrás; por ejemplo con una línea de crédito abierta en el banco, o que alguien te preste el dinero inmediatamente cuando lo necesites.


Margen de seguridad para cubrir imprevistos

Una vez que hayas calculado el monto total de inversión inicial para iniciar tu negocio, no cometas el error de la mayoría, y pensar que este monto es inamovible y que no necesitarás más. La experiencia nos enseña que siempre gastamos más y aparecen sorpresas que son los llamados imprevistos, y por ello debes considerar un margen de seguridad. Este margen sirve para cubrir imprevistos, tales como materiales no considerados previamente, incrementos de precios, errores en la medición, errores en las cantidades, roturas y quiebras de piezas o hasta accidentes.

El margen de seguridad que generalmente se utiliza es entre el 5% y 10% del valor de la inversión total. De esta forma el emprendedor no será sorprendido al verse sin capital inicial necesario para iniciar su negocio.


Es muy importante que tengas un "colchoncito" que amortigüe los posibles imprevistos: es mejor prevenir que curar.



Pasos para calcular el capital inicial 


Para que el cálculo sea más práctico seguiremos los pasos aplicándolo a un negocio de restaurante.

Paso 1: Calcular la inversión en activos fijos

Para calcular la inversión en activos fijos primero es necesario que tener la lista detallada de activos fijos. Esta lista debe obtenerse del Plan de Operaciones.

Una vez que se tenga la lista de activos fijos se debe tener la cantidad de unidades y el precio unitario de dichos activos. Con estos datos podemos calcular el monto de inversión que se necesita para cada uno de los activos.

A continuación mostraré:

-El resumen de inversión en activos fijos
-Inversión en equipos para la cocina
-Inversión en muebles


Con respecto a los otros rubros de inversión en activos fijos, tales como equipos de salón, hardware y software,  y remodelación y decoración, solamente presentaré el total de cada uno de ellos en el cuadro Resumen de inversión en activos fijos. El cálculo de cada uno de ellos sigue la misma lógica de los anteriores.

La unidad monetaria que utilizaré es el sol peruano (S/.).


Resumen Inversión en Activos Fijos

Inversión en Equipos de Cocina

Inversión en muebles



Paso 2: Calcular la inversión en activos intangibles

La lista de activos intangibles se hace al elaborar el plan financiero y después se valoriza cada uno de dichos activos y luego se calcula el monto total de inversión. En el cuadro siguiente muestro el detalle de la inversión en activos intangibles.

Inversión en Activos Intangibles


Paso 3: Calcular el capital de trabajo

El capital de trabajo se determina al elaborar el flujo de caja mensual para el primer año del negocio. En el flujo de caja siguiente presento solo hasta el mes de agosto.


Flujo de Caja  mensual


Se calculan los ingresos y egresos mensuales y por diferencia se obtienen los saldos de cada mes.

Se analizan dichos saldos, si son positivos y negativos. En el flujo de caja observamos que los saldos son negativos hasta julio y a partir de agosto los saldos son positivos. De mantenerse estos saldos negativos, desde el inicio la empresa tendrá serios problemas y su destino será el cierre. Estos resultados nos indican con claridad que se necesita liquidez para cubrir estos saldos negativos.

Para conocer la cantidad de dinero que se necesita debemos calcular los saldos acumulados mensuales, como se muestra a continuación.


Flujo de Caja con saldos mensuales acumulados

Observamos que en el mes de julio el acumulado total de saldos negativos es de S/. 76,155 y esta es la cantidad que se necesita para que la empresa opere sin problemas de liquidez en los 7 primeros meses, hasta que en el mes 8 logre que los ingresos sean mayores a los egresos y tenga saldos positivos. Este monto es el capital de trabajo que se necesita. Y para efectos prácticos el monto podemos redondearlo a S/. 80,000


Cálculo del capital de trabajo

Comentario: Algunos podrán pensar que no es conveniente tener los S/. 80,000 para 7 meses, porque son muchos meses con dinero inmovilizado y estaríamos incurriendo en un costo innecesario. Es lógico este razonamiento. Por lo tanto, estos S/. 80,000 se pueden dividir en dos partes, de manera que, por ejemplo al inicio tener 24,000 para cubrir los primeros tres meses y el resto para los 4 meses siguientes. O también en tres partes. En este caso lo dejo en S/. 80,000 al inicio para tener una idea del total que se necesitará para que las operaciones de la empresa se desarrollen sin problemas, y cada emprendedor lo puede dividir de acuerdo a su realidad.


Paso 4: Calcular la inversión en imprevistos

Consideraremos como imprevistos el 5% del total de inversión en activos fijos, intangibles y capital de trabajo. Es decir 5% x 133,655:

Imprevistos: S/. 6,683

Paso 5: Resumen de la Inversión Total (Capital inicial)

En el cuadro siguiente presento el resumen del Capital Inicial que se necesitará para iniciar el restaurante.
Resumen Inversión Total (Capital Inicial)

Observamos que el capital inicial que se necesitará para el restaurante es S/.140,338 incluyendo los imprevistos.










CÓMO CALCULAR EL PUNTO DE EQUILIBRIO PARA VARIOS PRODUCTOS


Al revisar los artículos y publicaciones sobre el punto de equilibrio encontré que la gran mayoría de ellos se refieren a un solo producto, cuando en realidad los negocios, en su mayoría, producen y venden varios productos. Por ello, a continuación te mostraré cómo se calcula el punto de equilibrio para varios productos.

Todos te enseñan como calcular el punto de equilibrio para un solo producto y te enseñan la fórmula para ello. El problema es que si quieres aplicar dicha fórmula para varios productos simplemente no te servirá. Por ello es necesario que aprendas cómo calcular los puntos de equilibrio tanto en unidades de venta como en unidades monetarias.
Para hacerlo utilizaremos el Método del Margen de Contribución Ponderada y lo aplicaremos a una empresa que produce bebidas naturales.

Definiciones previas

Costos fijos (CF): Son aquellos costos que no varían cuando los niveles de actividad (producción - ventas) de la empresa no cambian. Son los costos que son fijos a pesar que la producción-venta aumente o disminuya. Pueden pasar meses sin que produzcas y debes pagarlo de todas maneras. Por ejemplo el alquiler que, aunque la empresa produzca poco o mucho o nada, permanecerá fijo y se tendrá que pagar la misma cantidad todos los meses.

Costos variables (CV): Son los costos que varían cuando el nivel de actividad varía. Es lo contrario a los costos fijos. Ejemplo: el costo de los insumos que, cuando la producción sea cero el costo de los insumos también será cero; si la producción aumenta, el costo también aumentará, y si la producción disminuye el costo también disminuirá.

Margen de contribución (MC): Es el exceso de ingresos en relación a los costos variables y que debe ser cubierto por los costos fijos y la utilidad. Es la diferencia entre el precio de venta unitario menos el costo variable unitario.
El margen de contribución es importante porque permite determinar cuánto está aportando un determinado producto a la empresa. Permite identificar en qué medida es rentable seguir con la producción de ese producto.

En qué consiste el Método “Margen de Contribución Promedio Ponderado” (MCP)

Este método se basa en el margen de contribución promedio ponderado de varios productos, el cual se calcula considerando el margen de contribución de cada producto.
Un dato importante para calcular el punto de equilibrio es el margen de contribución, pero cuando son varios productos se necesita trabajar con un margen de contribución que represente a todos los productos y este es el margen de contribución promedio ponderado.

Datos previos que se necesitan 

Los datos corresponden a una empresa del Perú que produce y vende bebidas naturales en cuatro sabores y de diferentes tamaños.

En general el cálculo se realiza para el primer año y por lo tanto los datos deben corresponder a este año.

A continuación tenemos la lista de datos que se necesitan para el cálculo del punto de equilibrio.

·         Relación de productos que la empresa vende
·         Ventas proyectadas de un año para cada producto
·         Precios de venta de cada producto (Sin Impuestos)
·         Costo variable unitario de cada producto
·         Costo Fijo Total de un año

A continuación presento los datos que corresponden a la empresa de bebidas naturales:

·         Relación de productos que la empresa vende

Productos
Sabores y tamaños
Fresa 330 ml
Naranja 330 ml
Durazno 500 ml
Cítricos 500 ml

·         Ventas proyectadas de un año para cada producto

Productos
Sabores y tamaños
Ventas     Uns.
Fresa 330 ml
40,000
Naranja 330 ml
80,000
Durazno 500 ml
20,000
Cítricos 500 ml
50,000
Total
190,000

·         Precios de venta (PU) de cada producto (Sin Impuestos)

Productos
Sabores y tamaños
PU                 S/.
Fresa 330 ml
1.5
Naranja 330 ml
1.5
Durazno 500 ml
2.5
Cítricos 500 ml
2.5

·         Costo variable unitario (CVU) de cada producto

Productos Sabores y tamaños
CVU                 S/.
Fresa 330 ml
0.30
Naranja 330 ml
0.35
Durazno 500 ml
0.65
Cítricos 500 ml
0.70

·         Costo Fijo Total (CFT) de un año: S/. 60,000


Procedimiento para calcular el PE para varios productos 
.
PASO 1: Calcular la participación de las ventas de cada producto

Se realiza la suma de las ventas de cada uno de los productos y obtenemos un total de: 190,000 unidades.

A continuación se calcula el porcentaje de participación de cada producto con respecto al total de ventas. Los resultados lo presentamos a continuación:

Sabores y tamaños
Ventas     Unidades
%
Fresa 330 ml
40,000
21.1%
Naranja 330 ml
80,000
42.1%
Durazno 500 ml
20,000
10.5%
Cítricos 500 ml
50,000
26.3%
Total
190,000
100.0%


PASO 2: Calcular  el Margen de Contribución Unitario (MCU) de cada producto

En Margen de Contribución Unitario es igual al Precio Unitario menos Costo de Variable unitario.


Los resultados los vemos en el siguiente cuadro:

Productos
Sabores y tamaños
PU                 S/.
CVU                 S/.
Fresa 330 ml
1.5
0.30
Naranja 330 ml
1.5
0.35
Durazno 500 ml
2.5
0.65
Cítricos 500 ml
2.5
0.70


PASO 3: Calcular el Margen de Contribución Ponderado (MCP) de cada producto

El MCP de cada producto se calcula así:


Por ejemplo:

MCP para el producto sabor Fresa 330 ml = 1.20 x 21.1% = 0.25

Productos
Sabores y tamaños
% de participación
MCU         
MCP
Fresa 330 ml
21.1%
1.20
0.25
Naranja 330 ml
42.1%
1.15
0.48
Durazno 500 ml
10.5%
1.85
0.19
Cítricos 500 ml
26.3%
1.80
0.47
Total
100.0%

1.41

Una vez que se han calculado los MCPs de cada uno de los productos se realiza la suma de estos resultados y se obtiene como Margen de Contribución Ponderado Total 1.41. Este resultado se utilizará para calcular el punto de equilibrio.


PASO 4: Calcular el Punto de Equilibrio (PE) en Unidades Totales

A continuación se calculará el PE como un total de todas las unidades de todos los productos.

Fórmula:  


Reemplazando datos tenemos que PE (Unidades Totales) = 60,000 / 1.41
El resultado es:



PASO 5: Calcular el Punto de equilibrio en unidades de cada producto

El Punto de equilibrio en unidades de cada producto se calcula distribuyendo el total de unidades calculadas en el paso anterior (42,967) entre cada uno de los productos. Para ello se utilizan los % de participación de cada producto. Por lo tanto:


Por ejemplo:

PE en unidades para el producto sabor de fresa = 42,967 x 21.1%=8,989 unidades

En la tabla siguiente se presenta el punto de equilibrio en unidades de cada producto.

Productos
Sabores y Tamaños
% de participación
PE Unidades
Fresa 330 ml
21.1%
8,989
Naranja 330 ml
42.1%
17,978
Durazno 500 ml
10.5%
4,494
Cítricos 500 ml
26.3%
11,236
Total
100.0%
42,697


PASO 6: Calcular el Punto de Equilibrio en unidades monetarias (S/.) de cada producto y Total.

El Punto de Equilibrio de cada producto en soles se calcula de la siguiente manera:
  

Por ejemplo para el Producto Sabor Fresa 330 ml el PE (S/.) = 8,989 x 1.50 = S/. 13,483

Los resultados lo presentamos en la tabla siguiente:

Productos Sabores y tamaños
PU
PE Unidades
Punto de Equilibrio S/.
Fresa 330 ml
1.50
8,989
13,483
Naranja 330 ml
1.50
17,978
26,966
Durazno 500 ml
2.50
4,494
11,236
Cítricos 500 ml
2.50
11,236
28,090
Total
100.0%

79,775

 El Punto de Equilibrio Total en unidades monetarias es la suma de los montos de punto de equilibrio de cada producto, siendo en total: S/. 79,775.